情報は一冊のノートにまとめなさいというビジネス書
みなさん、手帳はどのようなものをお持ちでしょうか。大抵の仕事ができる人はメモまで手帳を使いこなしているイメージがあります。私は手帳を持っていても全然活用できておらず、結構コンプレックスです。
そんな私が、かれこれ10年近く続けている情報管理の方法が、情報は一冊のノートにまとめなさいというビジネス書に書いてあった内容を参考にしたものです。
現在は完全版ということで2013年に発行されたものがありますが、私が読んだのは2008年に発行されたものです。すぐに実践し始めたので、2008年辺りからノートがあります。
ビジネス書に書いてあること全てはまねできない
私は、この話の本質は、「情報をいろんなところに置くとどこにあるかわからなくなる。一つのノートなり場所に全ての情報を置けばそこを探せば必ず見つかるようになる」ということだと理解しました。
作者は色々と主張していたと思いますが、私が実践しているのは無印のA5ノート（作者はA6にしろといっていたと思いますが、小さすぎます）を買ってきて、メモする時は必ずそのノートにメモすること、時系列順にメモすることです。
最初の頃ビジネス書にあったインデックスをPCに打ち込む作業もやっていましたが、大変過ぎる上、あまり使わなかったのでやめました。
この方法のメリット①手帳が要らない
手帳って、それなりのものを毎年購入すると結構高いですが、手帳のうちメモの役割はこのノートがやってくれるので、手帳はスケジュール管理のみになります。
ところが、スケジュール管理は手帳でやるより、Googleカレンダーなど、携帯からもPCからも確認できるツールでやったほうが他社と共有できたり、容易に改変でき周知も簡単なので効率的です。会社のスケジュール管理は全てOutlookで共有されており、そうするｋとで別の人の空き状況も見えるので便利です。
つまり、手帳が担っていた役割は無くなり、手帳が不要になります。
この方法のメリット②紙の無駄が出ない
手帳からこのノートに変わった事で、空白のまま埋まらない紙面がなくなりました。手帳だと、その日に何も無ければその日の書く欄は空白のままになります。ところが、一冊のノートにまとめる方法は、時系列順にメモが書かれていくので、例えば3日あいたとしても、すぐに次のスペースに3日後のメモが記載されます。
この方法のメリット③検索が容易
時系列順というのは、以外と検索しやすい方法です。人間の脳は「あれは確か2ヶ月前に話た内容だ」といった覚え方ができます。超整理法というビジネス書でも押し出しファイリングという整理術があり、この時系列記憶を上手く利用した整理術です。
この方法のメリット④分類作業が不要になる
情報はもともと時系列に並んでいますので、情報を整理する作業が不要になります。分類作業は、膨大な時間がかかる上、どちらに分類すべきかわからないあいまいな情報等もあり、なかなかすっきりできないものですが、その分類作業が不要になることで負荷が大幅に軽減されます。
