Excelをよく使う仕事で避けられない関数
職業柄、Excelは非常によく使うソフトです。Excelを使うにあたって、マクロがわからない人はかなりいますが、関数がわからない人はほとんどいないと思います。
もちろん、関数をどれだけ使いこなせるかには程度の差がありますが、どんなに関数が使いこなせない人であっても、四則演算とSUM関数ぐらいは絶対に使うと思います。使わなければ、Excelを使う理由がありません。
Excelを使う仕事の場合、いかに関数を上手く使うかで作業時間を劇的に短縮することができます。ここで難しいのは、作業時間を劇的に短縮するために試行錯誤が必要で、その試行錯誤の時間のほうが短縮できる時間より長くなってしまうこともあるということです。
Excelの関数がよくわからない人は、試行錯誤に膨大な時間がかかるため、結局手作業でちまちまやっていった方が速く、結果関数はわからないままという悪循環に陥ってしまいます。
プログラミングも同様ですが、このような関数を使った情報処理のアイデアを考える事で、様々なことを学ぶことができます。
①最終的なイメージから考えることを学ぶ
どの関数を使って何をやるかというのは、関数を理解すれば無数の組み合わせが考えられます。順を追って手作業をするように関数にやってもらうと言うのも一つの方法ですが、手作業でやるとこの順番になるけど、関数を使うと逆の順序のほうがいいと言ったことはよくあります。
このとき、手作業のイメージに囚われてしまい、関数ではとてもできないとあきらめてしまわず、「結果的にこうなればいい」と言うのをまず明確にして、そこから逆算する形で関数を組み合わせることで、効率をあげることができます。
②様々な角度から考えることを学ぶ
広い視野を持てとか、多角的な視点をとかよく言われますが、抽象的で具体的にどうすればいいのかよくわかりません。
この話をExcelに当てはめると、若干わかります。要は、結論を導き出すにあたり、一つの方法にこだわらず、物事の規則性を発見し、規則性に沿った解を導き出す作業が関数を使う際には必要になります。
一見すると複雑な作業も、単純な動作をする関数を2つ組み合わせるとできるなど、発想次第でいろいろなことができるため、物事を様々な角度から考える力が鍛えられます。
③どこであきらめるべきかの判断力を学ぶ
先ほど少し触れましたが、関数にこだわりすぎると、関数の組み立て方を考えるためにどこまででも時間を取られてしまいます。結果、短縮できる時間より関数の組み立てを考える時間のほうが大幅に大きくなり、全く効率化されなかったという状況に陥る可能性があります。
関数を組み立てることに慣れてくると、「ここから先は手作業でやったほうが速い」ということがわかってきます。別に絶対に完璧に関数でやらなくても、ちょっとだけ手作業でやれば劇的に速くなるということはよくあります。
このように、どこで見切りをつけるかという判断力もExcelの関数を使った作業を繰り返しているとわかってきます。
結局は地道な慣れ
関数もプログラミングも、食わず嫌いで苦手意識を持っている人が多い気がします。単純な関数から徐々に複雑な関数を使って慣れていくしかありません。スポーツや勉強と一緒で最初から難解なことはむりで、単純作業の繰り返しで徐々に複雑なことができるようになり、最終的には驚くようなことができるようになります。
